働き方

Trelloでライター業のタスクマネジメントをする方法

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Trelloをご存知ですか?

こんにちは、雪樹(@yuki62533)です。

皆さん、ヴィジュアルTODOリスト「Trello」をご存知ですか?

こんな感じで、ボードにTODOを並べていけるサービスです。

先にお伝えします。無料です。

ビジネスプランで有料サービスもありますが、雪樹は無料版で十分だと感じています。

この「Trello」が、ライター業のタスクマネジメントに非常に役立ちます

使う人の目的によって使い分けられる柔軟性がある

複数のクライアントとやりとりするマルチタスクに向いている

個人/チーム双方で使い方を分けられる

PC/スマホ/タブレットで情報を同期できる

こんな優秀なポイントがある「Trello」を、ぜひライターの皆様にお伝えしたい。

…とは言っても、この手のサービスは、いくら秀逸でも使う側と適応しないと活きません。

今まで何となくTODO系のアプリを入れたものの使いこなせず…

そもそもタスク管理が苦手で、今も執筆に追われてるからそんなの無理!!

仕事の種類がバラバラだから、一元管理できないの…しょうがないの…

こんな方のために、今回の記事を書きます。

単なる「Trello」の説明ではなく、ライター業に特化したパターン別の使いこなし術をご紹介します。

「Trello」の説明については、参考になる他の記事をご紹介しておきます。

 

今回の記事は、ライターである雪樹本人が「Trello」の可能性を探る過程で模索したものです。

どうぞ、どなたかの生産性が上がりますように…♡それでは、どうぞ。

パターン①月ごとの「報酬」を目標にするマルチ案件ライター

各案件ごとに月初プランを作成

雪樹もこのタイプですが、「毎月〇万円稼げればOK」という方は、月初にTrelloでプランを立てましょう

(上記のサンプル公開ページ)

案件ごとにリストを追加していき、見えやすいタイトルに文字単価(または記事単価)を記入しておきます。

執筆作業だけではなく、画像選定なども業務にある場合は、生産性を鑑みるためにカードに内容をメモしておくと良いでしょう。

それぞれのカードをクリックすると、カードごとに細かなTODOやリマインダなどを設定することができます。

「チェックリスト」項目で、月初に目標の報酬額になるためにはいくつの記事を書けば良いのか計算し、タスクとして記入してください。

入稿完了するごとにタスクにチェックを入れてスケジュール管理

このような形で記事数を設定してから入稿出来次第チェックしていくと、完了したパーセンテージが表示されます。

それぞれの案件の入稿進捗具合がわかるので、「お、これ月末死んじゃうよ…」「今月はスイスイだから記事を追加しよう♪」など、スケジューリングが楽になります。

パーセンテージが上がっていくと、やる気も上がりますね。

入稿期限がバラバラでも、それぞれのカードに「期限」を入力すればアラートで教えてくれます。

このTrello活用方法のメリット・デメリット

メリット

目標の報酬に達成しやすい

複数案件の進捗具合が一見してわかる

チェックリストが消えていくのが気持ちよい

デメリット

修正で返ってきた原稿管理が難しい

入稿記事数が少ないとあまり役立たない

継続案件で記事数がある程度確保できないと設定が面倒

パターン②案件ごとのタスクが多いライター

「ライター業」と一言で言っても、請け負う内容は千差万別です。

執筆の他、分解すると記事予約、画像選定、チェックバック、納品連絡、請求書発行、企画、撮影、取材、打ちあわせ…あらゆるタスクがありますね。

一つの案件に対してのタスクが膨らむタイプのライターには、進捗でTrelloリストを分ける使い方がおすすめです。

進捗のポイントを案件が進んでいく方式

(上記のサンプル公開ページ)

発生する進捗のポイントを全てリストとして保存し、抱えている案件をカードで保存します。

企画段階が済んだら打合せへ、打ちあわせが終わったら取材準備へ…という風に進捗を可視化します。

こうすることで、それぞれの案件が納品までどれくらい時間がかかるのかが一発でわかるのです。

カメラマンへの発注など、事前に動かなければならないタスクも一見できるので便利ですね。

画像や企画データもTrelloで一元管理

「Trello」では、「添付ファイル」で画像やデータを添付することができますので、ライティングに関わるマニュアルや画像も一元管理できます。

進捗に応じたカードに適応するデータを入れておくことで、「あれ?あのデータどこ行ったっけ…」というトラブルを防げます。

こうして全てのカードに必要なものがそろった状態で進捗を進めていき、最後に「納品」や「請求書発行」まで進んだらタスク完了です。

このTrello活用方法のメリット・デメリット

メリット

ひとつの案件を流れで確認することができる

修正確認漏れやタスク漏れが減る

案件のイレギュラーな動きもわかりやすい

デメリット

大量のクライアント・案件を抱えている場合は入力が面倒

テキスト入力のみの案件が多いライターには必要性があまりない

パターン③チームでライティングする場合

これが一番伝えたい活用方法です。

少し話が脱線しますが、雪樹がTrelloを使おうと決断したのも、現在マネージャー(通称:マネさん)と仕事を分担するためでした。

複数業務をいかにして相手にわかりやすく、速く伝えるか…それがTrelloが最も得意とするところです。

チームボードを作成してメンバーを招待

トップページのボード作成から「チームを作成する」を選択し、共有用ボードを作成します。

あとは、メンバー招待からチームのメンバーを追加し、先ほどお伝えしたようにリストとカードを作成していきます。

チームで作成する記事やプロジェクトの内容によって、タイムラインで区切るか、案件で区切るかは選択しましょう。

メンバーごとの「DOING」リストを作るとわかりやすい

雪樹の場合は、案件で必要になるTODOをカードに設定しているので、図のようにお互い割振りして進めていけます。

複数のメンバーでタスクをつぶしていく時、どうしても起こるトラブルが「重複」です。

「Trello」なら、今誰が何に手をつけているかが一発でわかるので、重複トラブルを防ぐことができます。

Trelloのアクティビティログがチーム作業に有効

時々チームで仕事をしていると、1日置いただけで「ん??なんかすごく進んでいる??」と取り残されること、ありませんか?

Trelloなら、自動で全てのメンバーのアクティビティログが残されます。

誰が何をしたのか履歴が残れば、ひっきりなしにプロジェクトに参加できないメンバーも安心ですね。

参加メンバーをリストごとに調整

「Trello」では、リストごとに参加メンバーを指定することができます。

例えば、「Aの案件は3人チーム」、「Bの案件は他の2人で」などの振り分けをすることができるのです。

これによって、多重化する案件それぞれに対して必要最低限のメンバーが情報共有できます。

「公開しながら進んでいく」新しいTODOの形

「Trello」の機能として、一般公開してTODOリストを進めていくという面白いものがあります。

タスクシュートクラウド」の開発者jMatsuzakiさんは、こちらのページでTrelloを公開しています。

今後のアップデートで需要のあるものを投票機能によって見定めながら、優先順位をつけて効率的にサービスの向上を図っています。

多くの方の意見を取り入れながら改善していきたいサービスやブログを作る時は、活用したい機能ですね。

Trelloでライター業の生産性を高めよう

今回ご紹介したTrelloの活用方法は、ほんの小手調べです。

あなたが実際に登録してみて、一番自分の業務にフィットする方法でカスタマイズすると良いでしょう。

なんてったって、無料です。

少しの時間触れてみて、もしあなたの業務にフィットするようでしたら、ぜひ使ってみてくださいね。

あなたのあらゆるタスクが、少しだけ幸せに片付くかもしれません。

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宿木雪樹(やどりぎゆき)

物語を形にする仕事をしています。執筆を主軸に企画/デザインもしながら生きています。平穏が好き。

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